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Corporate Governance Principles: Das 4-Augen-Prinzip und wie Sie es richtig anwenden
Das 4-Augen-Prinzip ist eines der grundlegenden Prinzipien von Good Governance. Es betont die Notwendigkeit, dass wesentliche Entscheidungen nicht von einer Einzelperson, sondern von mindestens zwei Personen gemeinsam getroffen werden sollten. Wie man das 4-Augen-Prinzip in der Praxis genau umsetzt und warum es eines der wichtigsten Grundsätze ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was sind die Ziele des 4-Augen-Prinzips?
Ziel der Umsetzung des 4-Augen-Prinzips ist die Minimierung von Fehlern sowie der Schutz vor Missbrauch in kritischen Prozessen. Ein anschauliches Beispiel aus der Praxis wären Banküberweisungen, die idealerweise von einer zweiten Person genehmigt werden müssten. Diese zusätzliche Ebene der Verantwortlichkeit erschwert die Veruntreuung von Unternehmensgeldern.
Wo ist das 4-Augen-Prinzip anzuwenden?
Das 4-Augen-Prinzip ist überall dort anzuwenden, wo ein besonderes Risiko für Personenschäden oder finanzielle Schäden besteht. Typischerweise sind dies die Abteilungen wie Finanzen oder im Einkauf. Insbesondere auch bei Entscheidungen, die von der Geschäftsleitung getroffen werden, sollte das 4-Augen-Prinzip angewandt und dessen Anwendung dokumentiert werden.
Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?
Geschäftsführer:innen, Vorstand und Aufsichtsrat spielen eine entscheidende Rolle bei der Anerkennung und Umsetzung des 4-Augen-Prinzips im gesamten Unternehmen. Mitglieder dieser Organe tragen eine besondere Verantwortung, denn für sie besteht ein erhöhtes Risiko, dass finanzielle Schäden zu persönlicher Haftung führen. Um dieses persönliche Haftungsrisiko zu minimieren, ist die Integration des 4-Augen-Prinzips entscheidend.
Nach der Identifizierung kritischer Bereiche und Entscheidungsprozesse ist es entscheidend, festzuhalten, wann und wie die Genehmigung einer weiteren Person eingeholt werden muss. Die Einhaltung des 4-Augen-Prinzips sollte sorgfältig dokumentiert werden. Sowohl falls es zu einer internen Untersuchung als auch zu einem rechtlichen Verfahren kommen sollte, wird diese Dokumentation mit darüber entscheiden, ob und in welchem Umfang das Geschäftsleitungsmitglied bzw. die entsprechenden Entscheider:innen (mit-)haften.
Die Rechtsabteilung und insbesondere der:die General Counsel sollten regelmäßig Prozesse auf deren Integration des 4-Augen-Prinzips kontrollieren, Vorschläge zur optimierten Durchführung und Dokumentation machen und ggf. auch die Entscheider:innen zur Einhaltung ermahnen.
Wie kann ich die grundlegenden Prinzipien der Corporate Governance in der Praxis umsetzen?
Das 4-Augen-Prinzip ist ein entscheidender Bestandteil von guter Corporate Governance und sollte in wiederkehrende Entscheidungsprozesse möglichst praktikabel eingebunden werden, ohne dass es großen Mehraufwand oder Umstände für die beteiligten Entscheider:innen produziert, da sonst die Gefahr besteht, dass die Anwendung vernachlässigt wird. Software Lösungen wie Fides bieten hierfür praktische Tools, um Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse nahtlos in interne Abläufe zu integrieren.
Jeder Vorgang, Entscheidung und Freigabe kann individuell mit Zeitstempeln und zugehörigen Informationen, Diskussionen und Dokumenten dokumentiert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Für Vorstände und Führungsteams ist die Verwendung von Tools wie Fides der einfachste Weg, um Corporate Governance Prinzipien, wie das 4-Augen-Prinzip, unkompliziert und sicher umzusetzen. Gleichzeitig ermöglicht es der Rechtsabteilung, die Einhaltung nachzuhalten und die Entscheidungen ggf. auch noch Jahre später nachvollziehen zu können.
Zusammenfassung
- Das 4-Augen-Prinzip erfordert, dass wichtige, governance-relevante Entscheidungen nicht von einer Person, sondern von mindestens zwei Personen gemeinsam getroffen werden.
- Ziel des 4-Augen-Prinzips ist die Minimierung von Missbrauch und Fehlern.
- Überall, wo ein erhöhtes Risiko für Personenschäden oder finanzielle Schäden besteht, sollte dieses Prinzip Anwendung finden.
- Wichtig bei der Umsetzung ist das Festhalten der internen Abläufe, sowie Dokumentation der Einhaltung des 4-Augen-Prinzips.
- Die Rechtsabteilung spielt eine zentrale Rolle beim Aufsetzen, der Kontrolle und dem Nachhalten des 4-Augen-Prinzips.
Mehr Informationen zum 4-Augen-Prinzip finden Sie hier in unserem YouTube-Video.
