Welche Arten der elektronischen Signatur gibt es?

Es gibt nicht "die" eine elektronische Signatur - es handelt sich um einen Oberbegriff für drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur.

Ein kurzer Überblick über die verschiedenen Arten der elektronischen Signatur:

Einfache elektronische Signatur: 

• Die Unterschrift wird elektronisch erzeugt, beispielsweise durch einen Screenshot der händischen Unterschrift oder eine E-Mail-Signatur.
• Dafür wird keine spezielle Software benötigt, jedoch lässt sich nachträglich nicht nachvollziehen, wer die Unterschrift gesetzt hat.

Fortgeschrittene elektronische Signatur: 

• Hierbei muss sich der Unterzeichnende bei jeder Unterschrift neu verifizieren, oft durch ein TAN-Verfahren. 
• Das unterzeichnete Dokument wird mit einem Sicherheitszertifikat verbunden, das nachträgliche Manipulationen ausschließt.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES): 

• Ähnlich wie bei der fortgeschrittenen Signatur muss sich der Unterzeichnende einmal identifizieren. 
• Dabei wird häufig das Video-Ident-Verfahren verwendet und eine SMS-TAN zur Bestätigung der Identität verlangt.
• Die QES ist erforderlich, wenn die Schriftform nach § 126 BGB gewahrt werden soll.

Anwendung im Gesellschaftsrecht

Ob und welche elektronische Signatur im Gesellschaftsrecht anzuwenden ist, hängt von der jeweiligen Gesellschaft, ihren Verträgen und dem konkreten Fall ab.

• GmbH-Gesellschafterbeschlüsse: Gemäß § 48 Abs. 2 GmbHG kann der einstimmige Beschluss in Textform getroffen werden. Hier reicht eine einfache oder fortgeschrittene Signatur aus. Bei Unsicherheit kann die qualifizierte Signatur angewendet werden.
• Beschlüsse des Aufsichtsrats bei AGs: Ohne Regelung in der Satzung richtet sich die Form nach § 108 Abs. 4 AktG. Ein Umlaufbeschluss kann mit einfacher oder fortgeschrittener Signatur unterzeichnet werden, solange kein Mitglied widerspricht.

Integration von elektronischen Signaturen

Elektronische Signaturen an den richtigen Stellen im Unternehmen zu implementieren, kann nicht nur Zeit sparen, sondern sorgt auch für mehr Sicherheit durch revisionssichere Dokumentation. Die Einführung ist für viele Abteilungen hilfreich, die Rechtsabteilung oder der Einkauf ist meist zuständig für die Anschaffung eines Anbieters für elektronische Signaturen. Hier gibt es mittlerweile sehr viele. Wichtig bei der Auswahl ist, dass der Anbieter flexibel alle drei Arten der elektronischen Signatur anbietet, damit man die Flexibilität hat, jederzeit die richtige elektronische Signatur für den jeweiligen Prozess anzuwenden.

Revisionssichere Dokumentenverwaltung

Fides ist über eine Schnittstelle mit dem weltweit größten Anbieter für elektronische Signaturen DocuSign verbunden. Die Möglichkeit, ein Dokument zu signieren, findet sich in jedem relevanten Fides-Workflow.

In Fides können beispielsweise die Entscheidungen des Vorstands, der Geschäftsführung, des Aufsichtsrats und anderer Gremien vorbereitet, durchgeführt und revisionssicher dokumentiert werden. Auch die Entscheidungsfindung, Begründung oder Motivation können hinterlegt werden, damit Entscheidungen objektiv auch von Dritten, wie beispielsweise Wirtschaftsprüfer:innen, nachvollzogen werden können. So schaffen wir automatisch eine Single Source of Truth für unterschriebene Dokumente, ohne dass viele Personen Zugriff zu DocuSign oder einem anderen Anbieter benötigen.