Sicherer Datenraum als “Single-Source-of-Truth”
Fides hilft Ihnen, alle Dokumente Ihrer Gruppengesellschaften und Gremien an einem zentralen Ort zu verwalten und automatisiert dabei gleich die Ablage von Dokumenten aus anderen Fides Workflows wie Beschlüssen oder Sitzungen.
Automatisierte Datenablage
Automatisierte Datenablage
Dokumente werden automatisch abgelegt
Sämtliche in Fides erstellte Dokumente, z.B. Beschlüsse, Protokolle und Handelsregisterauszüge werden automatisch im richtigen Ordner im Datenraum abgelegt. Sie können bei der Erstellung von Dokumenten auch direkt den jeweiligen Ablageort definieren.
Flexible Ordnerstruktur
Flexible Ordnerstruktur
Sie können Ihre Ordnerstruktur an Ihre Organisation anpassen
Wir schlagen eine Ordnerstruktur vor, die Sie beliebig weiterentwickeln können. Wie die Ordner letztendlich benannt werden sollen und wo und wie viele Unterordner es gibt, können Sie selbst einrichten. Dabei können Sie dieselbe Struktur für alle Tochtergesellschaften vorgeben und trotzdem bei einzelnen Gesellschaften davon abweichen.
Unterschriftsdatum
Unterschriftsdatum
Verwalten Sie die Chronologie Ihrer Dokumente
Sie können jedem abgelegten Dokument ein Unterschriftsdatum zuweisen. Wenn das Dokument über Fides unterschrieben wurde, wird das Unterschriftsdatum automatisch angezeigt. Das hilft Ihnen, schnell zu erfassen, welches das aktuellste Dokument ist oder alle Dokumente, die in einem bestimmten Zeitraum unterzeichnet wurden, anzuzeigen.
Fristenmanagement
Fristenmanagement
Behalten Sie den Überblick über dokumentenbezogene Fristen
Sie können für jedes abgelegtes Dokument eine Frist definieren. Diese Frist können Sie frei benennen und entweder ein konkretes Ablaufdatum festlegen oder einen Zeitraum, in dem die Frist abläuft. Dies nutzen unsere Kunden bspw. für Vollmachten, Darlehensverträge oder den Ablauf von Personalausweisen der Geschäftsführer:innen und Prokurist:innen.
Verwaltung der Zugriffsrechte
Verwaltung der Zugriffsrechte
Sie haben die Kontrolle über nutzerbezogene Zugriffsrechte
Sie können für jede Nutzergruppe spezifische Zugriffsrechte auf Ordner- und Dokumentenebene vergeben. So lassen sich auch vertrauliche Dokumente über Fides verwalten und werden nur einer eng definierten Gruppe freigeschaltet. Ebenso lassen sich einzelne Ordner freigeben bspw. für den Steuerberater oder Wirtschaftprüfer oder während einer Due Diligence, sodass Sie sich das Vorbereiten eines separaten Data Rooms sparen.
Dokumente unterschreiben lassen
Dokumente unterschreiben lassen
Versenden Sie Ihre Dokumente zur Unterschrift
Durch Fides können Sie jedes Dokument über eine DocuSign-Integration direkt an die Unterzeichner:innen senden und den Fortschritt des Unterschriftsprozesses verfolgen. Hier stehen Ihnen auch erweiterte Funktionen zur Verfügung, wie bspw. Beobachter:innen in cc setzen.
Wichtig: Sie brauchen hierfür keinen eigenen DocuSign-Account! Alle DocuSign-Funktionalitäten sind vollumfänglich in Ihrer Fides Lizenz inkludiert.
