FIDES SUCCESS STORY
Global vernetzt, lokal optimiert: Digitalisierung in der Rechtsabteilung von Materna
Materna hat sich in den letzten 40 Jahren zum führenden Anbieter von maßgeschneiderten IT-Lösungen entwickelt und unterstützt weltweit Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Damit war Materna Vorreiter und hat früh erkannt, dass in einer sich stetig digitalisierenden Welt die Effizienz und Zuverlässigkeit von IT-Systemen für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.
Wer die digitale Transformation in anderen Unternehmen vorantreibt, muss auch auf die eigenen Prozesse schauen. Gemeinsam mit Fides hat sich Dr. Jan Bünnemeyer, General Counsel von Materna, die Digitalisierung seiner Rechtsabteilung vorgenommen.
Die wichtigsten Use Cases, die Materna mit Fides steuert
Verwaltung der weltweit 39 Gruppengesellschaften
Interaktive Darstellung des Collaboration Frameworks
Eigenständige Durchführung der gruppenweiten Umweltbeobachtung
Von Komplexität zu Effizienz
Dr. Jan Bünnemeyer und sein Team steuern die rechtlichen Prozesse der Materna-Gruppe überwiegend zentral aus der Materna Muttergesellschaft. Dementsprechend komplex sind die Themen, die von den 39 Tochtergesellschaften auf vier Kontinenten in der Rechtsabteilung landen. Viele E-Mails von vielen Stakeholdern zu vielen Prozessen. Das brachte naturgemäß ineffiziente Abläufe und verzögerte Transparenz in der Zusammenarbeit mit den lokalen Ansprechpartnern mit sich.
“Um sich und vor allem anderen nicht jedes Mal die Frage beantworten zu müssen 'Wer darf eigentlich was und in welcher Form entscheiden?', musste eine Lösung gefunden werden, die schnell Auskunft liefert und die Zusammenarbeit optimiert“, erklärt Jan Bünnemeyer.
“Fides versprach genau in diesem Punkt immense Effizienzen, die vor allem mich als General Counsel entlasten, sodass ich schnell überzeugt war, für die Einführung bei Materna zu werben. Eine zentrale Plattform, auf der alle geschäftsleitungsrelevanten Entscheidungskompetenzen der Gruppe abgebildet sind und auf der alle Stakeholder die für ihre Arbeit erforderlichen Zustimmungen und Entscheidungen in Realtime einholen können, war für mich ein Gamechanger.“
Als Familienunternehmen ist Materna seit der Gründung 1980 stark gewachsen und hat in den letzten Jahren auch einige Tochtergesellschaften erworben. Durch schnelle M&A-Prozesse wurde es immer schwieriger, den Überblick über die Masse der unterschiedlichen gesellschaftsrechtlichen Dokumente zu bewahren, die auf Grund ihrer unterschiedlichen Entstehungsweisen teilweise nicht aufeinander abgestimmt waren.
Zustimmungspflichtige Geschäfte mit Fides nachzuhalten ist für alle Stakeholder einfacher, schneller, übersichtlicher und vor allem transparenter. Es lässt mich als für die Governance verantwortlichen General Counsel ruhiger schlafen - ein Win-win für alle!
Dr. Jan Bünnemeyer
Group General Counsel
Transparente Entscheidungswege dank Collaboration Framework
Materna hatte aus diesem Grund ein Collaboration Framework entwickelt, das sich aus allen Gesellschaftsverträgen und Geschäftsordnungen ergab. Hierin ist transparent formuliert, bei welchen Beschlüssen in Tochtergesellschaften wessen Zustimmung aus der Holding benötigt wird. Fides hat dieses Collaboration Framework sowie die weiteren Inhalte aus Satzungen und Geschäftsordnungen in den Materna Account integriert, um eine interaktive Nutzung für alle Stakeholder zu ermöglichen. Dadurch wurde sichergestellt, dass alle gesellschaftsrechtlichen Dokumente präzise abgebildet sind und eine effiziente, transparente Entscheidungsfindung gewährleistet ist.
Benefits
Zeitersparnis
:Wer nachschauen will, für welches Geschäft wessen Zustimmung benötigt wird, spart sich den Blick in gescannte PDFs oder verstaubte Excel Tabellen und profitiert von einer intelligenten Suchfunktion.
Klare Zuständigkeiten
:Zuständige Vorstände des jeweiligen Ressorts sind bereits im Tool hinterlegt und treten dadurch als Entscheidungsträger deutlich hervor. Von wem Unterschriften nötig sind, ist auf einen Blick ersichtlich.
Effiziente Kommunikation
:Fides leitet die Beschlüsse automatisch an die zuständigen Personen weiter, sodass Fehler ausgeschlossen werden können.
Seit wir Fides eingeführt haben, führen wir damit fast täglich Beschlüsse durch.
Dr. Jan Bünnemeyer
Group General Counsel
Vereinheitlichung und Optimierung
Alle Gesellschaftsverträge der Tochterunternehmen wurden beim Onboarding von Fides Inhouse-Juristen gesichtet und mit dem bestehenden Collaboration Framework abgeglichen. Wenn Abweichungen auffielen, wurden diese von der Materna Rechtsabteilung strukturiert rechtskonform angepasst. So wurde sichergestellt, dass alle qualifizierten Mehrheiten und Zustimmungserfordernisse korrekt im Tool berücksichtigt werden.
Durch diesen granularen Prozess konnte noch während des Onboardings der Rollout und damit die aktive Nutzung von Fides beginnen. Die detaillierte Onboarding-Phase fasst Dr. Jan Bünnemeyer so zusammen: “Den Support hätte mir keine Kanzlei geboten“.
Enablement der Tochterunternehmen zu mehr Selbstständigkeit durch Fides
Die lokalen Ansprechpartner in den Tochterfirmen sind in der Regel die Geschäftsführungen selbst, ihre Assistenzen oder andere Enabling Functions wie Finance oder People & Culture. Da in den kleineren und mittleren Tochtergesellschaften in absehbarer Zeit keine dedizierten Legal Teams aufgebaut werden sollen, musste ein Weg gefunden werden, die Gesellschaften zu befähigen, selbst Umlaufbeschlüsse und relevante Genehmigungsanfragen in Gang zu setzen.
Durch Fides können sie effizient auf die korrekten Vorlagen des zentralen Materna Legal Team zugreifen und sich effizient abstimmen. “Durch die im Tool hinterlegten Vorlagen fühle ich mich deutlich wohler mit rechtlichen Fragestellungen und erstelle jetzt zum Beispiel selbst Beschlussentwürfe, die Jan anpassen kann“, berichtet Duygu Atalay, Mitarbeiterin im HR-Team in einer Materna Tochtergesellschaft ist. So blieb die Größe des gruppenweiten Legal Teams unverändert, während der Workload deutlich reduziert werden konnte.
Ebenso genießen alle Materna Gesellschaften nun den Legal Customer Success Support durch Fides und können bei Rückfragen zu Prozessabläufen oder zum Collaboration Framework auch direkt bei Fides nachfragen. Dadurch entlasten sie das zentrale Legal Team noch weiter.
Seit der Einführung von Fides hat sich das Einholen von Unterschriften bei Materna revolutioniert! Dank Fides werden Dokumente teilweise innerhalb von wenigen Stunden unterschrieben, unabhängig davon, ob sich der Vorstand, der Aufsichtsrat oder die Geschäftsführer unserer Tochtergesellschaften im Materna Headquarter in Dortmund oder ganz woanders auf der Welt aufhalten.
Norina Gerlach
Vorstandsreferentin
Die Vorteile durch die Nutzung von Fides
Vereinheitlichung der Gesellschaftsverträge und Geschäftsordnungen
Transparente Entscheidungswege nachhalten
Gruppenweite Single Source of Truth für alle Beteiligten
Optimierte Zusammenarbeit durch standardisierte, digitale Workflows
In Fides gibt es einen Support-Chat, in dem man Fragen stellen kann. Ich hatte mit einer Rückmeldung in 24 Stunden gerechnet; als sich unser Fides Customer Success Manager schon innerhalb von 10 Minuten bei mir gemeldet hat, war ich echt begeistert. So ein schneller Rundum-Service für diesen Preis - das ist hervorragend!
Dr. Jan Bünnemeyer
Group General Counsel
